Point de départ
On ne crée pas une entreprise pour gérer les ressources humaines
Quand une petite entreprise se crée, on pense d’abord à son cœur de métier, puis très vite à sa rentabilité et donc à sa dimension commerciale.
Ce n’est qu’ensuite qu’on affronte, parfois avec réticence et inquiétude, la gestion des ressources humaines.
Les tâches s’empilent et se répartissent entre le dirigeant et différents salariés, en fonction des besoins de l’entreprise et des disponibilités de chacun, parfois sans formation préalable.
Recruter et intégrer
Respecter les règles de droit
Gérer et piloter la paie
Suivre les temps de travail
Organiser la formation
Gérer la santé et la sécurité
Ces activités finissent par occuper une place importante sans qu’on ait eu le temps de les formaliser, de se former et d’automatiser les tâches répétitives.
Si on ajoute les réformes incessantes du droit du travail, on est vite débordé. Une aide peut être la bienvenue.
Que vous soyez dirigeant ou salarié.e en charge des ressources humaines, il devient alors difficile de savoir par où commencer, quelles priorités retenir, comment faire évoluer l’organisation sans tout remettre à plat et où trouver le temps de le faire.
Vous n’êtes pas seul.e, dans le cadre de mon activité professionnelle ou en formation, j’ai observé de nombreuses petites entreprises dans la même situation.
A propos de moi
Une expertise RH et paie au service des petites entreprises
Des expériences complémentaires au service d’un accompagnement personnalisé
Je suis gestionnaire RH et paie spécialisée dans les petites entreprises depuis plus de 12 ans.
J'ai exercé en tant que salariée puis en libéral.
J’accompagne également depuis 9 ans des personnes en formation sur les métiers des ressources humaines et de la paie.
Je connais les spécificités des petites structures.
Alors que j’étais en stage de formation, j’ai eu l’occasion de mettre en évidence les pertes financières associées à une incohérence dans la gestion des heures supplémentaires.
Ce stage s’est transformé en poste. J’ai structuré la fonction RH de l’entreprise.
J’ai ensuite poursuivi cette activité en tant que gestionnaire RH et paie externe auprès de petites entreprises.
Avant de me spécialiser dans les ressources humaines, j'ai travaillé dans le secteur social et gérontologique.
J'y ai développé des compétences en analyse des besoins, conduite de projet et accompagnement des personnes.
Cette expérience influence encore aujourd'hui ma façon de travailler :
- partir des besoins réels
- construire des solutions concrètes
- transmettre progressivement les compétences nécessaires à leur appropriation.
Constat
Vos principaux enjeux en gestion RH et paie
Piloter une entreprise de moins de 50 salariés impose souvent de tout gérer à la fois : l’exécution et le pilotage. Cette polyvalence est stimulante mais elle laisse peu de temps pour structurer la fonction RH. Un regard extérieur permet de prendre du recul, d’identifier les priorités et de sécuriser les décisions.
Le but est d’identifier ce qui, dans votre gestion RH, mérite d’être clarifié, simplifié ou sécurisé afin de construire progressivement une organisation RH plus adaptée à votre entreprise et ses besoins.
Registres et formalités obligatoires, suivi médical, entretiens professionnels, mise en place du CSE : le manque de temps ou de repères juridiques sur les prérogatives et obligations de l’employeur engendre un risque de non-conformité. Sans processus clairs, chaque étape réglementaire devient une source d'inquiétude.
L’absence de tableaux de bord automatisés et fiables pour le suivi des heures supplémentaires, des congés, des arrêts maladie et des autres variables majore les risques d’erreur et les pertes de temps. Sans ces outils de gestion, il devient difficile de suivre l'activité avec précision et sans erreur.
L'absence d’une politique RH formalisée crée des zones de flou dans la répartition des tâches et freine la polyvalence. Elle fragilise la cohésion des équipes, complique les recrutements et nuit à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Face aux choix stratégiques, vous manquez de repères pour trancher : Selon quels critères choisir entre le recours aux heures supplémentaires, au CDD ou à l’intérim ? Quels choix effectuer en matière de prévoyance et de mutuelle ? Quelle politique salariale adopter et quels avantages alternatifs activer pour fidéliser sans alourdir la masse salariale (formation, crèche et mobilité, titres restaurant, chèque vacances, CSE externe, épargne salariale…) ?
Externaliser ou pas ? Définir l’organisation RH la plus performante est difficile sans évaluer le rapport coût/sécurité de chaque solution. Le choix entre le recours au TESE, l'externalisation classique en cabinet comptable, ou le déploiement d'un outil SIRH/ERP intégré et adapté à votre secteur aura des répercussions à long terme sur votre organisation.
Positionnement
Avant d'aller plus loin...
Cet accompagnement n’a pas vocation à répondre à tous les besoins. Pour être honnête, je ne vous serais d’aucune aide si :
Solution
Structurer votre gestion RH tout en développant les compétences en interne
Chaque entreprise fonctionne différemment. C’est pourquoi je vous propose un accompagnement construit à partir de vos contraintes et de vos objectifs, plutôt qu’à partir d’une méthode prédéfinie. Une seule démarche permet d’obtenir deux résultats complémentaires.
Prestations
Des interventions adaptées aux besoins de votre entreprise
Il n’existe pas une seule façon d’organiser les RH dans une petite entreprise. Mais il existe toujours des pistes d’amélioration.
Gestion du personnel et respect du droit
Gestion des salariés de leur recrutement à leur départ, dans le respect des obligations légales.
Sécurisation de la paie et des temps de travail
Gestion de la paie, contrôle des déclarations sociales et suivi des temps de travail.
Organisation et communication RH interne
Structuration de l'organisation du travail, des compétences et des échanges internes.
Pilotage opérationnel des RH au quotidien
Accompagnement à la prise de décisions en matière de rémunération et de formation.
Gouvernance des RH et externalisation
Organisation de la fonction RH et choix des outils, logiciels et prestataires adaptés.
Réalisations
Des outils simples, directement utilisables et conçus pour vos besoins
Chaque accompagnement donne lieu à la création ou à l’adaptation d’outils utilisables dans l’entreprise.
Voici quelques exemples de réalisations :
Évaluation des coûts salariaux par les managers
Tableau d'évaluation des coûts salariaux (charges patronales, HS, CP inclus) pour budgétiser précisément les devis sur Calc (l’équivalent Excel de LibreOffice, une suite gratuite de logiciels de bureautique).
Tableau de bord Excel de suivi des temps
Planning annuel visuel des temps de présence avec synthèse mensuelle et reporting automatique d'une année sur l'autre.
Variables de paie
Tableaux de préparation, de suivi et de contrôle des variables de paie (Heures de travail, congés payés, repas et déplacements) adaptés au contexte : utilisation sur le service TESE ou transmission à un prestataire de paie.
Grilles des compétences et activités
Cartographie simple pour repérer les activités essentielles et organiser la polyvalence (garantir qu'au moins deux salariés maîtrisent chaque compétence critique).
Intégration et adaptation au poste
Tutoriels pas à pas, modèles de documents et tableaux de suivi.
Aide à la décision
Étude comparative pour choisir entre l'internalisation ou l'externalisation de la gestion de la paie : analyse du service TESE, d’un logiciel de paie et d’un ERP (progiciel intégré pour gérer toutes les fonctions support : RH, comptabilité, matériels et véhicules, planification et suivi commercial…).
Votre projet
Un accompagnement construit par étapes
Des interventions adaptées aux besoins de votre entreprise
Un accompagnement qui peut être financé
Le coût ne doit pas être un frein. Selon votre situation, je vous accompagne dans l'identification des dispositifs de financement mobilisables. J'adapte le projet aux attendus des organismes financeurs afin de faciliter son instruction.
Nous réalisons un premier état des lieux de votre gestion RH et paie à partir d'un questionnaire préparatoire et de l'examen de quelques documents essentiels. Vous repartez avec une synthèse écrite des principaux constats et de premières pistes d'action, que vous décidiez ou non de poursuivre l'accompagnement.
Si vous le souhaitez, j'étudie également avec vous les possibilités de financement mobilisables (OPCO ou autres dispositifs destinés aux petites entreprises) afin d'identifier les solutions les plus adaptées.
Si vous souhaitez poursuivre, nous approfondissons le diagnostic afin d'identifier les priorités et de définir des objectifs réalistes.
Nous choisissons ensuite le mode d'intervention le plus cohérent avec votre fonctionnement :
> Outils sur mesure : je crée intégralement les outils RH qui répondent à votre besoin
> Co-construction pédagogique : les outils et procédures RH sont créés avec la personne en charge des RH, afin d’assurer son adaptation au poste ou pour développer ses compétences
> Externalisation ponctuelle : je prends en charge ponctuellement la fonction RH sur une période définie
Le projet peut être ajusté pour répondre aux exigences des organismes financeurs tout en restant cohérent avec vos besoins opérationnels.
L'accompagnement est planifié en fonction de votre activité afin de limiter les perturbations du fonctionnement de l'entreprise.
Les outils, procédures et supports sont créés ou adaptés au fur et à mesure de leur mise en œuvre. Le déroulement reste suffisamment souple pour tenir compte des contraintes et des imprévus propres aux petites structures.
En fin de prestation, nous faisons le point sur les objectifs atteints, les outils mis en place et les évolutions observées.
Un suivi à trois ou six mois permet de vérifier que les solutions mises en œuvre répondent toujours à vos besoins et, si nécessaire, de proposer quelques ajustements.
Demandez votre diagnostic RH gratuit et sans engagement
Ce premier échange permet de faire un état des lieux de votre gestion RH et paie, d’identifier les principaux points d’attention et de repartir avec une synthèse écrite des constats et des premières pistes d’action. Vous restez entièrement libre de poursuivre ou non.
Si un financement est envisageable, nous l’étudierons ensemble dès cette première étape.