Un débat public qui oublie encore les petites entreprises
Le 6 mars dernier, le gouvernement a transmis aux partenaires sociaux un document de concertation afin de transposer la Directive européenne relative à la transparence des salaires. Une réunion est prévue pour le 19 mars 2026.
Pour rappel, la Directive européenne 2023/970 sur la transparence salariale devait être transposée en droit français avant le 7 juin 2026.
L’État a pris du retard et annonce la publication de la loi à la fin de l’été ou début de l’automne au plus tôt. Les grandes entreprises s’agitent, demandent des délais supplémentaires, certaines mettent même en cause la faisabilité d’une telle transposition.
Dans toute cette effervescence, le débat porte surtout sur deux sujets : le remplacement de l’Index d’égalité professionnelle dans les entreprises de plus de 50 salariés et, plus largement, l’égalité entre les femmes et les hommes.
Ces sujets sont certes intéressants, mais comme d’habitude, les petites entreprises sont les grandes oubliées. Personne ne s’intéresse spécifiquement à ce que ces obligations impliquent concrètement pour les structures de moins de 50 salariés. Elles sont au mieux citées rapidement, au passage.
On nous rappelle pourtant régulièrement que les entreprises de moins de 50 salariés représentent 98% des entreprises. Elles emploient à elles seules près de 50% des salariés du secteur privé. La moitié des salariés du secteur privé sont concernés !
Pour une fois, nous allons inverser la logique. Je vous propose de lister sans détailler les mesures de la Directive de 2023 et de ne développer que les points obligatoires pour les petites entreprises.
Allez c’est parti…
Mesures prévues par la Directive européenne de 2023 sur la transparence des rémunérations
L’UE a toujours utilisé ses compétences en matière d’égalité H/F pour les étendre aux autres discriminations.
Elle applique ici la même logique. L’égalité H/F est un socle qui lui permet d’intervenir sur les autres formes de discrimination en matière salariale.
La directive de 2023 ne vise pas uniquement les discriminations femmes-hommes. Elle concerne plus largement toute différence de rémunération qui ne repose pas sur des critères objectifs.
Pour tous les employeurs
- Communiquer la fourchette de rémunération aux candidats avant l’embauche (dans l’offre d’emploi ou avant l’entretien)
- Ne pas demander l’historique de rémunération des candidats
- Rédiger des offres d’emploi et intitulés de poste non sexistes
- Mettre à disposition des salariés les critères de fixation et de progression des rémunérations
- Informer chaque salarié une fois par an, de son droit à demander des informations sur les rémunérations
- Répondre aux demandes d’information individuelle dans un délai de 2 mois maximum
- Ne pas interdire contractuellement aux travailleurs de divulguer leur salaire
- Fournir les informations dans un format accessible aux personnes handicapées
- Disposer de structures de rémunération garantissant l’égalité de traitement
Pour les employeurs de plus de 100 salariés
- Communiquer régulièrement des données chiffrées sur les écarts de rémunération H/F (écart moyen, médian, par composante, par quartile, par catégorie de salariés)
- Procéder à une évaluation conjointe des rémunérations avec les représentants du personnel si l’écart non justifié dépasse 5 % dans une catégorie et n’est pas corrigé sous 6 mois. La fréquence des reportings varie suivant la taille des entreprises d’un an à 3 ans. Les délais de mise en œuvre varient également selon la taille des entreprises. Ils sont prévus entre juin 2027 et juin 2031.
Le nombre de 100 salariés a été abaissé à 50 salariés par le gouvernement français.
Pour les Etats membres
Les États doivent transposer la Directive sur la transparence salariale et adapter les règles nationales. Ils vont devoir:
- Désigner un organisme de suivi
- Garantir l’accès à des voies de recours judiciaires
- Prévoir un renversement de la charge de la preuve en faveur du salarié
- Prévoir un délai de prescription minimum de 3 ans pour les recours
- Prévoir des sanctions effectives, proportionnées et dissuasives (amendes, exclusion des marchés publics en cas de violations répétées)
- Permettre les actions collectives (syndicats, associations, organismes d’égalité)
- Prévoir une indemnisation intégrale sans plafond préalable
- Proposer un soutien technique aux entreprises de moins de 250 salariés
Recrutement - obligations à respecter par les petites entreprises
Information des candidats avant l’entretien
Chaque offre d’emploi devra mentionner le salaire proposé ou une fourchette de rémunération, fondée sur des critères objectifs et donc non sexistes.
Cette information peut figurer dans l’annonce elle-même, ou être communiquée avant l’entretien.
L’intitulé du poste doit être formulé de manière inclusive, ce qui est déjà le cas en France. Il est interdit de poser des questions sur le salaire actuel des candidats ou leurs historiques de rémunération. On peut leur demander leurs prétentions salariales.
L’employeur devra également communiquer, à la demande des candidats, les dispositions conventionnelles applicables en matière salariale.
Mise en œuvre en pratique de l’information des candidats
Aucun formalisme n’est imposé à ce jour. Mais l’employeur a intérêt d’indiquer ces informations dans l’annonce ou à les transmettre par écrit avant l’entretien de recrutement, afin de pouvoir démontrer qu’il a respecté cette obligation.
Exemple de formule à modifier dans les annonces :
Il ne sera plus possible d’indiquer « rémunération selon profil » sans plus de détail.
Il faudra préciser : « rémunération entre [montant] et [montant] selon profil ».
Si le recrutement se fait par candidature spontanée ou par réseau, l’information pourra être ajoutée dans le mail de confirmation d’entretien.
Exemple de mail de confirmation d’entretien à adapter :
Faisant suite à notre conversation téléphonique de ce jour, nous vous confirmons notre entretien de recrutement pour le poste de [poste] dont la rémunération envisagée est de [montant] (ou dont la rémunération envisagée est comprise entre [montant] et [montant]).
Cet entretien, d’une durée approximative de 30 mn se déroulera dans nos locaux :
le [date] à[heure] avec [nom et poste].
A cette occasion nous échangerons notamment sur votre parcours professionnel et sur le poste proposé.
Nous vous remercions de nous tenir informé de tout empêchement ou retard. Vous trouverez ci-joint un plan d’accès.
En vous souhaitant une bonne réception,
Bien cordialement
A défaut, si l’entretien a eu lieu de façon spontanée ou impromptu (on les connait nos dirigeants de petites entreprises (^ô^) ), il est possible d’envoyer un mail de synthèse rappelant que le candidat a été informé du montant du salaire proposé juste avant l’entretien.
Exemple de mail de synthèse à adapter :
Nous faisons suite à votre entretien informel de ce jour avec [nom et poste].
A cette occasion, le poste vacant de [poste] dont la rémunération envisagée est de [montant] (ou dont la rémunération envisagée est comprise entre [montant] et [montant]) vous a été présenté.
Il a été notamment précisé [liste des informations transmises notamment concernant les contraintes et conditions du poste].
Nous vous remercions pour cet échange et nous ne manquerons pas de revenir vers vous sous huitaine (ou avant [date]) afin de vous faire part de notre décision.
Dans l’intervalle, nous vous remercions de nous signaler de tout changement relatif à vos disponibilités.
En vous souhaitant une bonne réception,
Bien cordialement
Interdiction des clauses de confidentialité salariale dans le contrat
Un salarié n’est pas tenu de communiquer son salaire mais l’employeur ne peut pas lui interdire de le faire. Dit autrement, dans le respect de la réglementation sur les données personnelles, le salarié reste libre de choisir.
L’employeur doit être transparent en matière de politique salariale, il ne peut pas imposer à un salarié notamment par une clause contractuelle le secret sur son salaire. Mais le salaire est une donnée personnelle et l’accord du salarié est nécessaire pour transmettre cette information.
En pratique, il convient de vérifier les modèles de contrats utilisés, et si nécessaire, d’ajouter cette information dans les procédures relatives à la gestion administrative de l’embauche.
Suivi des salariés - obligations à respecter par les petites entreprises
Deux points structurent le suivi des salariés : le droit du salarié à demander des informations sur son niveau de rémunération et l’obligation de l’employeur de l’informer chaque année de ce droit.
D’autres obligations existent qui vont également questionner nos pratiques et procédures RH.
Critères de rémunération objectifs et accessibles
Tous les critères objectifs qui déterminent la rémunération doivent être mis à disposition des salariés : chaque salarié doit pouvoir accéder aux critères qui régissent sa rémunération. L’information doit être accessible, c’est-à-dire à la fois disponible et compréhensible.
En pratique, les critères doivent donc être rédigés, ils ne peuvent pas rester « dans la tête du dirigeant de l’entreprise ».
Transmission écrite des informations à la demande du salarié
À la demande écrite d’un salarié, l’employeur disposera d’un délai maximal de 2 mois pour répondre par écrit. Il devra indiquer :
- le niveau de rémunération individuel du salarié
- le niveau de rémunération moyen
- les niveaux moyens ventilés par sexe, pour les salariés effectuant un travail égal ou de valeur égale au sien. (cf ci-dessous pour la distinction travail égal ou travail de valeur égale).
La directive permet aux Etats membres de prévoir des aménagements concernant la transmission des informations salariales notamment dans les petites entreprises afin de préserver l’anonymat des rémunérations dans le cadre de la RGPD.
De fait, l’avant-projet de loi du 6 mars 2026 semble prévoir une restriction pour respecter la confidentialité lorsque l’effectif de la catégorie du salarié demandeur est inférieur à un seuil qui sera fixé dans un prochain décret.
Point de vigilance : si des aménagements sont prévus pour les petites structures, ces aménagements n’auront pas vocation à exonérer les entreprises de la mise en place de critères objectifs.
Bien au contraire, à défaut de pouvoir transmettre la moyenne des salaires, ces critères deviendront le seul élément probant. L’employeur ne pourra pas transmettre d’éléments personnels sauf si un juge l’exige. Ils acquièrent donc une importance accrue dans les petites entreprises.
En pratique, il convient de suivre l’actualité et de rédiger une procédure et des courriers de réponse type lorsque la directive sera transposée en droit interne.
Information annuelle de l’ensemble des salariés
Chaque année, l’employeur informe ses salariés de ce droit à communication des informations sur les rémunérations sur simple demande écrite.
Encore une fois, un écrit est fortement recommandé. Un modèle type pourra être préparé à l’avance.
Afin de pas l’oublier, il peut être utile de l’insérer dans l’agenda annuel des obligations RH, déjà bien chargé. (^~^)
Au moment de la rédaction de cet article, je ne sais pas s’il serait possible de l’inclure dans les informations affichées obligatoirement afin de ne plus avoir à y penser. A priori, je ne pense pas que ce soit suffisant.
Les informations communiquées doivent également être accessibles aux personnes en situation de handicap. L’outil de diffusion doit donc être adapté ou complété par les moyens techniques et numériques appropriés.
Structure de rémunération - obligation à respecter par les petites entreprises
C’est sans doute le point le plus important pour les petites entreprises, dont les politiques salariales ne sont pas toujours formalisées. Etudions-le dans le détail.
Structure de rémunération garantissant un salaire égal pour un travail de valeur égale
La directive indique les « Les États membres veillent à ce que les employeurs disposent de structures de rémunération garantissant un salaire égal pour un travail égal ou un travail de valeur égale. »
Elle précise également que « les structures de rémunération sont établies de manière à permettre de comparer la valeur des différents travaux sur la base de critères objectifs et neutres du point de vue du genre. »
Ainsi, la directive ne fait pas seulement référence à l’adage bien connu « à travail égal, salaire égal ». Désormais, comparer des postes similaires n’est plus suffisant. Il faut aussi mettre en parallèle des postes de natures différentes justifiant un salaire équivalent compte-tenu de leurs caractéristiques respectives.
Exemple :
Les critères ou la grille de rémunération devrait permettre de comparer objectivement la rémunération d’un comptable et d’un chef d’équipe.
La grille de rémunération doit être construire de façon à pouvoir effectuer cette comparaison ce qui nécessite d’évaluer chaque poste.
Critères pour construire la grille de rémunération
Pour ce faire, la structure de rémunération doit reposer sur une analyse combinant :
- Les compétences (titres, diplômes, expérience)
- Les efforts (physiques, mentaux, psychiques, émotionnels)
- Les responsabilités (prise de décision et gestion de personnes, financière, de matériel)
- Les conditions de travail (facteurs environnementaux, contraintes physiques et organisationnelles : horaires, bruit isolement, déplacements travail nuit).
L’employeur ne pourra donc plus fixer les salaires sur la base de critères opaques ou de négociations individuelles. Il devra se référer à une grille ou à des critères préétablis. On s’oriente vers une méthode de classification dite « par points » ou par critères classants.
Pour certaines entreprises, plus qu’une nouvelle procédure ou règlementation, c’est un changement d’organisation et de culture.
Ce tableau est un exemple didactique pour illustrer le fonctionnement de la classification à points. Elle est bien sûr plus complexe et plus précise.
De fait, toutes les branches d’activité ont revu ou sont en train de revoir leurs référentiels métier en conséquence.
Il sera possible aux petites entreprises notamment de s’appuyer sur ces référentiels pour mettre en place leur propre grille de rémunération. Même si toutes les secteurs d’activité n’ont pas avancés au même rythme sur ce sujet et certains ne sont pas prêts.
Complexification des fonctions RH
Les personnes en charge des ressources humaines devront donc être capables de gérer les compétences des salariés pour déterminer leur rémunération.
Déterminer un salaire ne consiste plus à lire uniquement une ligne dans une classification par métier. Le gestionnaire RH doit être en capable de :
- piloter la mise en place ou l’évaluation de la grille de rémunération interne en lien avec les classifications et les référentiels métier de branche
- « peser les postes » de l’entreprise ou évaluer leur valeur à partir de critères classants.
- créer et suivre les procédures permettant de documenter et justifier les écarts de rémunération.
On passe d’un poste d’exécution de tâches standardisées à un poste d’expertise impliquant la création et le pilotage des processus RH.
Cette documentation est d’autant plus importante que désormais l’employeur devra prouver que sa politique de rémunération n’est pas discriminante.
Des contraintes légales
Renversement de la charge de la preuve
En droit français actuellement, le salarié n’a pas à prouver qu’il est victime de discrimination salariale. Il doit apporter des éléments de preuve : des indices donnant à penser qu’il pourrait y avoir discrimination salariale.
La jurisprudence, sur ce sujet, est assez souple avec le salarié. L’employeur doit alors prouver que les éléments apportés sont des différentiations de salaire objectives. C’est la particularité du droit du travail : il est difficile d’apporter une preuve quand c’est la partie adverse qui détient la dite preuve.
La directive prévoit un régime de « partage de la preuve » similaire si l’employeur a rempli ses obligations en matière de transparence salariale : la mise en place des critères objectifs et l’information des salariés notamment.
A défaut, si l’employeur n’a pas répondu à toutes ces obligations, il devra prouver qu’il n’a pas discriminé le salarié. Ce dernier n’aura pas besoin de transmettre le moindre élément devant le juge. C’est ce qu’on appelle le renversement de la charge de la preuve.
La preuve sera d’autant plus difficile à apporter si l’employeur n’a pas établi de critères objectifs ou n’a aucune documentation sur le travail et la performance de ses salariés. Sa bonne foi et sa parole ne suffiront pas.
Délai de prescription : 3 ans minimum
Le délai pour agir court à partir du moment où le salarié a connaissance (ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance) de l’inégalité et non à partir du moment où elle a commencé. Il peut même ne commencer à courir qu’à la fin du contrat de travail.
Le gouvernement français pourrait retenir des délais plus longs même si ce ne semble pas être le cas pour l’instant.
Un salarié peut donc potentiellement agir plusieurs années après les faits, ou après avoir quitté l’entreprise. C’est une véritable épée de Damoclès au-dessus de la tête des entreprises.
Actions collectives possibles
Les syndicats, associations, organismes de défense de l’égalité peuvent agir en justice au nom ou à l’appui d’un salarié, avec son accord.
Ce n’est pas une action de groupe au sens strict, mais le but est de réduire la barrière à l’entrée d’un recours pour le salarié (moins de peur des représailles, et apport d’un soutien logistique).
Des indemnisations et des sanctions plutôt dissuasives
Risque en cas de poursuite du salarié - Indemnisation intégrale, sans plafond
L’indemnisation couvre : les arriérés de salaire et avantages liés, les opportunités manquées (prestations ou droits calculés sur le salaire), le préjudice moral, les intérêts de retard.
Si la discrimination salariale se cumule avec une autre discrimination (origine, handicap, âge…), cette dernière peut être prise en compte dans le calcul.
Pour une petite entreprise, dont le simple coût de procédure judiciaire est parfois pénalisant, le risque financier d’un contentieux peut être très élevé d’autant plus qu’aucun plafond ne peut être fixé à l’avance.
Risque de sanction par l’Etat – les amendes et les pertes d’aide ou d’accès au marché public
Les États membres doivent prévoir des amendes. Leur montant pourra être calculé sur la base du chiffre d’affaires annuel ou de la masse salariale. Des sanctions spécifiques sont prévues en cas de récidive — pouvant aller jusqu’à l’exclusion de marchés publics ou la perte d’aides publiques.
Le montant de l’amende serait fixé à 450 euros dans l’avant-projet du gouvernement.
Aide technique et opportunité de structurer l’organisation de l’entreprise
Une aide technique
La rémunération doit être construite à partir des exigences du poste et de son positionnement dans la classification conventionnelle, dans le respect de l’équité salariale.
La directive européenne ne crée pas cette obligation, elle vise à mieux respecter son application par des mesures de transparence, d’information et de preuve concrète de son respect.
C’est pourquoi, elle prévoit aussi que les États membres apportent une assistance technique et des formations aux employeurs de moins de 250 salariés.
Ce soutien a vocation à aider à comprendre et appliquer l’ensemble des obligations : critères de rémunération, réponse aux demandes des salariés, offres d’emploi.
De fait, une aide de l’Etat devrait être prévue, la forme concrète de ce soutien devra être précisée lors de la transposition.
Une opportunité de structurer l'organisation de l'entreprise
Et si cette aide pouvait servir à autre chose que remplir ses obligations légales ?
Formaliser ses modes de fonctionnement permet de clarifier les attributions, les responsabilités et les modalités d’exécution des tâches ce qui améliore la coordination entre les salariés et renforce l’efficacité organisationnelle. Concrètement, on réduit ainsi les malentendus et les conflits interprétatifs au quotidien et on conserve des repères stables même lorsque le contexte change. On facilite aussi l’éventuel remplacement d’un salarié. Dans les petites entreprises où la polyvalence est essentielle, cette formalisation constitue un gage de stabilité et de pérennité.
Assurer la traçabilité des décisions individuelles (à l’embauche, lors des promotion notamment) revient à mettre en place des procédures et à organiser le fonctionnement de l’entreprise. On sécurise l’entreprise d’un point de vue juridique, mais aussi organisationnel.
Les recherches sur l’équité perçue en matière de rémunération montrent des résultats assez constants : ce n’est pas le montant du salaire qui détermine le sentiment d’équité, c’est la compréhension de la logique qui le fonde. L’engagement, la stabilité et la confiance dans la relation de travail en dépendent directement. Dans une petite entreprise où la relation entre le dirigeant et les salariés est directe et où la confiance est un capital difficile à reconstruire quand il s’érode, cet argument vaut au moins autant que la protection juridique.
De fait, la mise en place d’une grille des salaires reposant sur des critères objectifs nécessite de cartographier et de classifier les emplois. C’est l’occasion d’échanger avec chacun sur poste, ses fonctions, ses responsabilités, ses contraintes et de créer un consensus au sein de l’entreprise sur le « qui fait quoi ». Rendre visible une politique salariale jusqu’ici informelle peut renforcer la confiance en rendant sa cohérence plus lisible.
La Directive sur la transparence salariale impose des obligations concrètes aux petites entreprises. C’est un challenge pour certaines, surtout lorsque les partenaires sociaux au niveau de la branche ne sont pas très réactifs. Mais c’est aussi une opportunité et je vous propose de continuer sur notre lancée dans le prochain article qui portera sur la construction concrète des grilles salariales. Je vais essayer de proposer des solutions qui tiennent comptent de la complexité sans monter d’usine à gaz inapplicable en petite entreprise.
Si vous êtes gestionnaire RH dans une petite entreprise ou en formation RH/paie et que vous souhaitez participer au test de la plateforme de formation modulaire RH et paie, les détails sont dans l’article en lien.