Je vous propose de revenir sur les périodes de congés payés.
L’objectif est d’identifier et distinguer les différentes périodes afin d’en déduire les tâches à effectuer par les gestionnaires des ressources humaines.
Nous ne procéderons à aucun calcul, nous nous situerons dans un contexte simple où les salariés acquièrent 5 semaines de congés payés soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés sur une période complète.
Les périodes de congés payés
Nous nous situons sur une année civile complète, l’année N en l’occurrence.
Au cours de cette année nous allons devoir gérer deux types de congés payés:
- les congés payés en cours d’acquisition,
- les congés payés acquis qui devront être posés par le salarié.
Les congés payés passent par deux périodes: une période d’acquisition et une période de prise.
La période d'acquisition des congés payés
La période d’acquisition, sauf mention contraire dans un accord ou une convention collective s’étend du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N.
Les congés en cours d’acquisition sont les congés payés que le salarié est en train d’acquérir et qu’il posera durant la période de prise de CP normalement.
nb: Si le salarié prend une partie de ces congés avant la fin de la période d’acquisition, on parlera de congés payés anticipés.
La période de prise des congés payés
Les CP acquis, pourront alors être pris, non pas à partir du 1er juin, mais à partir du 1er mai de l’année N et jusqu’au 30 avril de l’année N+1.
Une tolérance peut être accordée jusqu’au 31 mai N+1 pour faire coïncider les périodes d’acquisition et de prise de CP.
La gestion des deux périodes
Donc en résumé, des congés payés ont été acquis entre juin N-1 et mai N, ils pourront être posés, normalement, entre mai N avril N+1. Nous appellerons cette période, la période 1.
De nouveaux congés payés commenceront à être acquis à partir du 1er juin N et jusqu’au 31 mai N+1, nous appellerons cette période, la période 2.
Au cours de l’année N, nous allons devoir:
- vérifier les acquisitions de congés payés de la période 1, notamment pour les salariés entrés en cours d’année ou qui ont été absents plus de 4 semaines sur la période d’acquisition
- vérifier les acquisitions de congés payés de la période 2, essentiellement pour les salariés qui quitteraient l’entreprise avant fin décembre.
- suivre la prise des congés payés de la période 1 jusqu’au mois de décembre
Voyons plus en détail la période de prise des congés payés et les tâches à réaliser.
La prise des congés payés
La période de prise des congés payés se divisent en deux congés:
- le congé principal ou congé d’été de 4 semaines en principe doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si une convention ou un accord prévoit une période plus longue
- le congé d’hiver concerne la 5ème semaine. Il doit être pris normalement entre 1er novembre N et le 30 avril N+1 avec une tolérance au 31 mai N+1
Le congé principal
Le congé principal de 4 semaines peut être fractionné avec l’accord du salarié et de l’employeur.
Mais deux semaines, soit 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés, doivent être impérativement posées en suivant.
En l’absence de disposition conventionnelle, si les 4 semaines du congés principal ne sont pas prises avant le 31 octobre, le salarié pourra bénéficier de jours de congés supplémentaires appelés jours de congés de fractionnement.
Il gagnera un jour ouvrable de fractionnement pour 3 à 5 jours ouvrables de CP d’été pris sur la période d’hiver.
On lui attribuera 2 jours ouvrables de fractionnement à partir de 6 jours ouvrables de CP d’été pris sur la période d’hiver.
La cinquième semaine de congés
L’employeur peut fractionner la cinquième semaine de congés sans l’accord du salarié.
A titre exceptionnel, la cinquième semaine peut être rattachée aux 4 semaines du congé principal si le salarié justifie de contraintes géographiques ou s’il a à charge une personne handicapée ou en perte d’autonomie.
La gestion de la prise des congés
Concernant le suivi de la prise des congés payés, nous au cours d’une année civile, nous gérons trois périodes.
Concrètement, au cours de l’année N, nous allons devoir:
- avant le 30 avril ou le 31 mai: vérifier que la cinquième semaine de la période N-1 a bien été prise
- avant le 1er mai idéalement: gérer les cas qui dérogent aux règles relatives à la cinquième semaine
- avant le 30 octobre: vérifier que les salariés ont bien pris 4 semaines de congés payés dont deux en suivant
- après le 30 octobre: attribuer les jours de congés de fractionnement aux salariés qui les auraient acquis
Nous vérifierons en N+1 que la cinquième semaine a été prise avant fin avril (ou fin mai à titre dérogatoire).
Bien sûr en plus de ces fonctions de suivi et de vérification des règles de droit, nous sommes souvent tenus d’organiser la prise des congés payés (informations des salariés sur les périodes de prises, recueil des souhaits et affichages des dates de départs…).
Je n’ai pas abordé ce point. L’objectif ici était de faire un focus sur les périodes de congés et sur leur importance en gestion des ressources humaines.
Si vous souhaitez, vous pourrez trouver un exemple de tableau de suivi des absences et des congés payés dans l’espace membres.